Adjoint(e) exécutif(ve) pour le chef intérimaire

Type d’emploi

Related Party Unit

Position Term

Mercredi, février 16, 2022

Date de clôture

Lundi, janvier 24, 2022 à Lundi, janvier 31, 2022

Résumé

Appuyer le chef intérimaire du Parti vert du Canada (PVC) nouvellement nommé vous intéresse ?

Avez-vous de solides antécédents en matière de soutien rapide à des personnalités publiques de premier plan ou à des cadres supérieurs ?

Êtes-vous bilingue en français et en anglais ?

Êtes-vous disponible pour commencer à travailler dès le 16 février 2022 ?

Êtes-vous à l'aise de travailler virtuellement ? Et à travailler selon des horaires flexibles, y compris les soirs et les fins de semaine ?

Avez-vous des connaissances ou une formation en matière de démantèlement de la discrimination, de la colonisation ou du capacitisme ?

Si oui, pensez à postuler à ce poste pour le leader intérimaire du PVC.

Description

Durée de l'emploi : Contrat de 6 mois à temps plein avec possibilité de prolongation.

Plage salariale : 50 000 $ à 59 000 $ par année 

L’adjoint(e) exécutif(ve) (AE) est un(e) génie tactique. Cette personne est chargée d'aider l'exécutif à s'acquitter de ses responsabilités en lui fournissant un soutien administratif et une gestion. Les AE vivent dans l'instant présent (ou généralement entre une semaine et 30 jours). Leur travail est déterminé par les exigences de la journée et de la semaine. Les AE s'occupent de tous les détails quotidiens, tels que les horaires, les déplacements, la préparation des réunions, les événements et la gestion générale du bureau. En outre, les AE maximisent la portée du chef intérimaire grâce à ses compétences exceptionnelles en matière de leadership et de communication.

En outre, la planification et la gestion de l'avenir sont nécessaires pour ce poste ; la planification doit se faire au moins 90 jours à l'avance. L’AE s'occupe de ce qui doit être fait sur le moment, mais une grande partie de son temps est consacrée à la planification et aux projets à plus long terme afin d'assurer la croissance du parti et le succès du chef par intérim. Leur travail est guidé par les exigences de la vision à long terme du Parti - créer des présentations ou rédiger des discours pour partager la vision, établir des objectifs et des résultats clés (OKR) et, surtout, maximiser la portée du chef intérimaire.

Tâches administratives

  • Gérer les courriels et les appels téléphoniques du chef intérimaire, en aidant à répondre aux demandes.
  • Coordonner l'emploi du temps quotidien, hebdomadaire et mensuel du responsable par intérim.
  • Coordonner les plans de voyage du chef intérimaire.
  • Prévoir des réunions quotidiennes de 15 minutes pour des mises à jour.
  • Organiser, programmer et s'assurer que les membres concernés de l'équipe assistent à toutes les réunions et événements importants.
  • Assurer le suivi de la mise en œuvre d'un plan de travail axé sur les résultats pour l'ensemble de l'équipe.
  • Maintenir tous les documents essentiels de base dans un ensemble de dossiers sur le lecteur google partagé.
  • Remplir les formulaires de demande de remboursement de frais pour le chef intérimaire.

 

Fonctions de gestion de projet

  • Suggérer des solutions à tous les problèmes demandés.
  • Maintenir une communication ouverte et flexible avec tout le monde.
  • Veiller à ce que le leader par intérim soit préparé à toutes les réunions et à tous les événements (par le biais de briefings ou de notes d'information).
  • Soutenir l'édition du matériel promotionnel du PVC et du contenu des médias sociaux qui sont dans la voix du leader par intérim.
  • Coordonner les documents d'information, les rapports, les notes d'allocution et la correspondance sur les questions d'actualité.

 

Autres tâches

  • Aider le chef intérimaire à surveiller ses médias sociaux, notamment en triant les messages entrants et en publiant du contenu préparé sur ses comptes.
  • Aider le chef par intérim à suivre les demandes des médias, à planifier les interviews et à rédiger les réponses aux demandes de commentaires.

 

Redevable envers le chef par intérim

Sous la direction du chef intérimaire

 

Critères de sélection

La personne retenue sera la personne qui peut fournir des exemples montrant qu'elle a de l'expérience, des connaissances (expérience vécue, formation ou éducation), des capacités et des compétences pour tous les critères essentiels et pour une grande partie, sinon la totalité, des critères essentiels.

Critères essentiels

  • Expérience avec la gestion d'un volume élevé de courriels et d'appels téléphoniques.
  • Expérience avec la coordination d'horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
  • Aptitude à tenir un calendrier précis.
  • Capacité à gérer des priorités concurrentes.
  • Aptitude à travailler avec de multiples intervenants à travers le pays pour élaborer et modifier rapidement des plans de voyage.
  • Expérience avec la planification de réunions d'équipe virtuelles et en face à face.
  • Aptitude à utiliser le calendrier Google et Zoom ou un logiciel équivalent pour planifier des réunions d'équipe.
  • Expérience avec la gestion de documents dans un dossier partagé.
  • Compétences en matière de préparation de notes de frais.
  • Expérience, connaissance ou formation en matière de démantèlement de la discrimination, de la colonisation ou du capacitisme.
  • Aptitude à maintenir une communication ouverte et flexible.
  • Aptitude à suivre la mise en œuvre d'un plan de travail.
  • Capacité à coordonner les informations provenant d'experts en la matière (par exemple, le Cabinet fantôme) en temps opportun.
  • Expérience avec l'interaction avec la presse et de la gestion des demandes des médias.
  • Capacité à communiquer efficacement en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).

 

Critères d'atout

  • Capacité de préparer des réponses pertinentes en temps opportun.
  • Expérience avec ou connaissance de la coordination de voyages à travers le Canada (transport et hébergement).
  • Connaissance de la suite Google, y compris Gmail, Calendrier, Docs etc (ou un logiciel équivalent).
  • Connaissance de la structure du PVC (chef, conseil fédéral, fonds, associations de circonscriptions électorales, etc.)
  • Expérience avec la coordination de la préparation de briefings ou de notes de synthèse pour des réunions et des événements.
  • Connaissance des déclarations récentes faites par le PVC ou le leader par intérim sur les événements actuels ou la politique du PVC.
  • Capacité à coordonner, rédiger ou réviser des documents pertinents, opportuns et informatifs pour promouvoir les positions du PVC sur un large éventail de priorités.
  • Connaissance des questions et des priorités actuelles du PVC.
  • Capacité à coordonner la préparation de mémoires, de rapports, de notes d'allocution et de correspondance sur les questions prioritaires du PVC.
  • Expérience avec la création, de l'entretien et de la gestion des médias sociaux (twitter, instagram, FB, site web du PVC, etc.).
  • Connaissance du travail avec des informations confidentielles.

 

Comment se déroule le processus de recrutement ?

Veuillez envoyer votre dossier de candidature complet (voir section ci-dessous) à emploi98@partivert.ca si vous ne pouvez pas remplir le formulaire google en ligne (lien français ici et lien anglais ici).

Veuillez contacter emploi98@partivert.ca si vous avez besoin de mesures d'adaptation ou si vous constatez des obstacles qui pourraient vous empêcher de postuler à ce poste, afin que nous puissions y remédier et prendre des mesures d'adaptation pour votre candidature.

Les candidatures seront affichées pendant 7 jours et se termineront à 23h59, heure du Pacifique, le 31 janvier 2022.

Les candidats seront évalués en fonction des critères essentiels et des atouts. Le candidat retenu répondra à la plupart des critères, sinon à tous.

Les personnes qui passeront l'étape de la sélection et du filtrage seront contactées pour un entretien. Veuillez vous assurer d’avoir de la disponibilité pour un entretien d'une heure entre 9h00 et 18h00, heure du Pacifique, aux dates suivantes : 7, 8 et 9 février 2022.

Les personnes retenues devront fournir trois références (une référence professionnelle, une référence de travail/bénévolat et une référence de caractère). Veuillez vous assurer que vos références sont disponibles pour un appel, un appel vidéo ou une réponse par courriel entre les 7 et 11 février 2022. Lorsque vous fournissez des références, veuillez indiquer par quelle méthode elles préfèrent être contactées.

Une liste sera établie pour les entretiens avec le chef intérimaire. Veuillez vous assurer d’avoir de la disponibilité pour un entretien d'une heure entre 9h00 et 18h00, heure du Pacifique, les 14 et 15 février 2022.

La personne retenue devrait commencer à travailler aussi près que possible du 16 février 2022.

Tout le monde sera informé du statut de leur candidature. Le comité de sélection se fera un plaisir de vous fournir un compte rendu si vous souhaitez obtenir des informations sur votre résultat tout au long du processus. Nous vous remercions du temps et de l'énergie que vous avez consacrés à postuler à ce poste !

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Dossier de candidature

Veuillez répondre aux questions suivantes :

Nom, adresse, coordonnées.

Êtes-vous légalement apte à travailler au Canada ?

Niveau de bilinguisme français et anglais (aucun ; fonctionnel ; courant) ?

Indiquez vos études et votre formation.

Expérience professionnelle et bénévole pertinente.

Critères

Expérience démontrée à l'aide d'exemples pertinents (veuillez être concis, la forme télégraphique est acceptable).

SÉLECTION

Expérience avec la gestion d'un volume élevé de courriels et d'appels téléphoniques

 

Expérience avec la coordination d'horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels

 

Expérience avec la planification de réunions d'équipe virtuelles et en face à face

 

Expérience avec la gestion de documents dans un lecteur partagé

 

Connaissance de la suite Google, y compris Gmail, Calendrier, Docs, etc.

 

Expérience avec ou connaissance de la coordination de voyages à travers le Canada (transport et hébergement).

 

Expérience avec la coordination de la préparation de briefings ou de notes de synthèse pour des réunions et des événements.

 

Expérience avec la création, de l'entretien et de la gestion de médias sociaux (twitter, instagram, FB, site web, etc.).

 

Expérience avec l'interaction avec la presse et de la gestion des demandes des médias.

 

Connaissance de la structure du PVC (chef, conseil fédéral, fonds, associations de circonscriptions électorales, etc.)

 

Expérience, connaissance ou formation en matière de démantèlement de la discrimination, de la colonisation ou du capacitisme.

 

Connaissance des déclarations récentes faites par le PVC ou le leader intérimaire sur les événements actuels ou la politique du PVC.

 

Connaissance des questions et priorités actuelles du PVC.

 

 VETTING

Aptitude à tenir un calendrier précis

 

Aptitude à travailler avec de multiples intervenants à travers le pays pour élaborer et modifier rapidement des plans de voyage.

 

Aptitude à utiliser le calendrier Google et Zoom pour planifier les réunions d'équipe.

 

Aptitude à préparer des demandes de remboursement de frais

 

Compétences pour maintenir une communication ouverte et flexible

 

Compétences en matière de suivi de la mise en œuvre d'un plan de travail

 

Capacité à coordonner l'information provenant d'experts en la matière (par exemple, le Shadow Cabinet) en temps opportun.

 

Capacité à communiquer efficacement en anglais et en français (oral, écrit et compréhension)

 

Capacité à suivre les directives de confidentialité

 

Capacité à gérer des priorités concurrentes

 

Capacité à préparer des réponses pertinentes en temps opportun

 

Capacité à coordonner la préparation de mémoires, de rapports, de notes d'intervention et de correspondance sur les questions prioritaires du PVC.

 

Capacité à coordonner, rédiger ou éditer des documents pertinents, opportuns et informatifs pour promouvoir les positions du PVC sur un large éventail de priorités.

 

Y a-t-il d'autres informations que vous aimeriez partager à votre sujet et qui, selon vous, pourraient être utiles pour ce poste ?

 

 

Veuillez noter qu'une lettre de motivation et un curriculum vitae ne sont pas nécessaires si les informations ci-dessus ont été fournies. Toutefois, vous pouvez les inclure si vous estimez qu'un élément a été omis dans le dossier de candidature et que vous souhaitez que nous en tenions compte.

Titre court

Adjoint(e) exécutif(ve) pour le chef intérimaire

Lieu 

Majoritairement à distance

Type d’emploi

Contract - Full-time

Date de début

Mercredi, février 16, 2022

Date de clôture

24 janvier 2022 à 31 janvier 2022

Résumé

Appuyer le chef intérimaire du Parti vert du Canada (PVC) nouvellement nommé vous intéresse ?

Avez-vous de solides antécédents en matière de soutien rapide à des personnalités publiques de premier plan ou à des cadres supérieurs ?

Êtes-vous bilingue en français et en anglais ?

Êtes-vous disponible pour commencer à travailler dès le 16 février 2022 ?

Êtes-vous à l'aise de travailler virtuellement ? Et à travailler selon des horaires flexibles, y compris les soirs et les fins de semaine ?

Avez-vous des connaissances ou une formation en matière de démantèlement de la discrimination, de la colonisation ou du capacitisme ?

Si oui, pensez à postuler à ce poste pour le leader intérimaire du PVC.

Description

Durée de l'emploi : Contrat de 6 mois à temps plein avec possibilité de prolongation.

Plage salariale : 50 000 $ à 59 000 $ par année 

L’adjoint(e) exécutif(ve) (AE) est un(e) génie tactique. Cette personne est chargée d'aider l'exécutif à s'acquitter de ses responsabilités en lui fournissant un soutien administratif et une gestion. Les AE vivent dans l'instant présent (ou généralement entre une semaine et 30 jours). Leur travail est déterminé par les exigences de la journée et de la semaine. Les AE s'occupent de tous les détails quotidiens, tels que les horaires, les déplacements, la préparation des réunions, les événements et la gestion générale du bureau. En outre, les AE maximisent la portée du chef intérimaire grâce à ses compétences exceptionnelles en matière de leadership et de communication.

En outre, la planification et la gestion de l'avenir sont nécessaires pour ce poste ; la planification doit se faire au moins 90 jours à l'avance. L’AE s'occupe de ce qui doit être fait sur le moment, mais une grande partie de son temps est consacrée à la planification et aux projets à plus long terme afin d'assurer la croissance du parti et le succès du chef par intérim. Leur travail est guidé par les exigences de la vision à long terme du Parti - créer des présentations ou rédiger des discours pour partager la vision, établir des objectifs et des résultats clés (OKR) et, surtout, maximiser la portée du chef intérimaire.

Tâches administratives

  • Gérer les courriels et les appels téléphoniques du chef intérimaire, en aidant à répondre aux demandes.
  • Coordonner l'emploi du temps quotidien, hebdomadaire et mensuel du responsable par intérim.
  • Coordonner les plans de voyage du chef intérimaire.
  • Prévoir des réunions quotidiennes de 15 minutes pour des mises à jour.
  • Organiser, programmer et s'assurer que les membres concernés de l'équipe assistent à toutes les réunions et événements importants.
  • Assurer le suivi de la mise en œuvre d'un plan de travail axé sur les résultats pour l'ensemble de l'équipe.
  • Maintenir tous les documents essentiels de base dans un ensemble de dossiers sur le lecteur google partagé.
  • Remplir les formulaires de demande de remboursement de frais pour le chef intérimaire.

 

Fonctions de gestion de projet

  • Suggérer des solutions à tous les problèmes demandés.
  • Maintenir une communication ouverte et flexible avec tout le monde.
  • Veiller à ce que le leader par intérim soit préparé à toutes les réunions et à tous les événements (par le biais de briefings ou de notes d'information).
  • Soutenir l'édition du matériel promotionnel du PVC et du contenu des médias sociaux qui sont dans la voix du leader par intérim.
  • Coordonner les documents d'information, les rapports, les notes d'allocution et la correspondance sur les questions d'actualité.

 

Autres tâches

  • Aider le chef intérimaire à surveiller ses médias sociaux, notamment en triant les messages entrants et en publiant du contenu préparé sur ses comptes.
  • Aider le chef par intérim à suivre les demandes des médias, à planifier les interviews et à rédiger les réponses aux demandes de commentaires.

 

Redevable envers le chef par intérim

Sous la direction du chef intérimaire

 

Critères de sélection

La personne retenue sera la personne qui peut fournir des exemples montrant qu'elle a de l'expérience, des connaissances (expérience vécue, formation ou éducation), des capacités et des compétences pour tous les critères essentiels et pour une grande partie, sinon la totalité, des critères essentiels.

Critères essentiels

  • Expérience avec la gestion d'un volume élevé de courriels et d'appels téléphoniques.
  • Expérience avec la coordination d'horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
  • Aptitude à tenir un calendrier précis.
  • Capacité à gérer des priorités concurrentes.
  • Aptitude à travailler avec de multiples intervenants à travers le pays pour élaborer et modifier rapidement des plans de voyage.
  • Expérience avec la planification de réunions d'équipe virtuelles et en face à face.
  • Aptitude à utiliser le calendrier Google et Zoom ou un logiciel équivalent pour planifier des réunions d'équipe.
  • Expérience avec la gestion de documents dans un dossier partagé.
  • Compétences en matière de préparation de notes de frais.
  • Expérience, connaissance ou formation en matière de démantèlement de la discrimination, de la colonisation ou du capacitisme.
  • Aptitude à maintenir une communication ouverte et flexible.
  • Aptitude à suivre la mise en œuvre d'un plan de travail.
  • Capacité à coordonner les informations provenant d'experts en la matière (par exemple, le Cabinet fantôme) en temps opportun.
  • Expérience avec l'interaction avec la presse et de la gestion des demandes des médias.
  • Capacité à communiquer efficacement en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).

 

Critères d'atout

  • Capacité de préparer des réponses pertinentes en temps opportun.
  • Expérience avec ou connaissance de la coordination de voyages à travers le Canada (transport et hébergement).
  • Connaissance de la suite Google, y compris Gmail, Calendrier, Docs etc (ou un logiciel équivalent).
  • Connaissance de la structure du PVC (chef, conseil fédéral, fonds, associations de circonscriptions électorales, etc.)
  • Expérience avec la coordination de la préparation de briefings ou de notes de synthèse pour des réunions et des événements.
  • Connaissance des déclarations récentes faites par le PVC ou le leader par intérim sur les événements actuels ou la politique du PVC.
  • Capacité à coordonner, rédiger ou réviser des documents pertinents, opportuns et informatifs pour promouvoir les positions du PVC sur un large éventail de priorités.
  • Connaissance des questions et des priorités actuelles du PVC.
  • Capacité à coordonner la préparation de mémoires, de rapports, de notes d'allocution et de correspondance sur les questions prioritaires du PVC.
  • Expérience avec la création, de l'entretien et de la gestion des médias sociaux (twitter, instagram, FB, site web du PVC, etc.).
  • Connaissance du travail avec des informations confidentielles.

 

Comment se déroule le processus de recrutement ?

Veuillez envoyer votre dossier de candidature complet (voir section ci-dessous) à emploi98@partivert.ca si vous ne pouvez pas remplir le formulaire google en ligne (lien français ici et lien anglais ici).

Veuillez contacter emploi98@partivert.ca si vous avez besoin de mesures d'adaptation ou si vous constatez des obstacles qui pourraient vous empêcher de postuler à ce poste, afin que nous puissions y remédier et prendre des mesures d'adaptation pour votre candidature.

Les candidatures seront affichées pendant 7 jours et se termineront à 23h59, heure du Pacifique, le 31 janvier 2022.

Les candidats seront évalués en fonction des critères essentiels et des atouts. Le candidat retenu répondra à la plupart des critères, sinon à tous.

Les personnes qui passeront l'étape de la sélection et du filtrage seront contactées pour un entretien. Veuillez vous assurer d’avoir de la disponibilité pour un entretien d'une heure entre 9h00 et 18h00, heure du Pacifique, aux dates suivantes : 7, 8 et 9 février 2022.

Les personnes retenues devront fournir trois références (une référence professionnelle, une référence de travail/bénévolat et une référence de caractère). Veuillez vous assurer que vos références sont disponibles pour un appel, un appel vidéo ou une réponse par courriel entre les 7 et 11 février 2022. Lorsque vous fournissez des références, veuillez indiquer par quelle méthode elles préfèrent être contactées.

Une liste sera établie pour les entretiens avec le chef intérimaire. Veuillez vous assurer d’avoir de la disponibilité pour un entretien d'une heure entre 9h00 et 18h00, heure du Pacifique, les 14 et 15 février 2022.

La personne retenue devrait commencer à travailler aussi près que possible du 16 février 2022.

Tout le monde sera informé du statut de leur candidature. Le comité de sélection se fera un plaisir de vous fournir un compte rendu si vous souhaitez obtenir des informations sur votre résultat tout au long du processus. Nous vous remercions du temps et de l'énergie que vous avez consacrés à postuler à ce poste !

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Dossier de candidature

Veuillez répondre aux questions suivantes :

Nom, adresse, coordonnées.

Êtes-vous légalement apte à travailler au Canada ?

Niveau de bilinguisme français et anglais (aucun ; fonctionnel ; courant) ?

Indiquez vos études et votre formation.

Expérience professionnelle et bénévole pertinente.

Critères

Expérience démontrée à l'aide d'exemples pertinents (veuillez être concis, la forme télégraphique est acceptable).

SÉLECTION

Expérience avec la gestion d'un volume élevé de courriels et d'appels téléphoniques

 

Expérience avec la coordination d'horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels

 

Expérience avec la planification de réunions d'équipe virtuelles et en face à face

 

Expérience avec la gestion de documents dans un lecteur partagé

 

Connaissance de la suite Google, y compris Gmail, Calendrier, Docs, etc.

 

Expérience avec ou connaissance de la coordination de voyages à travers le Canada (transport et hébergement).

 

Expérience avec la coordination de la préparation de briefings ou de notes de synthèse pour des réunions et des événements.

 

Expérience avec la création, de l'entretien et de la gestion de médias sociaux (twitter, instagram, FB, site web, etc.).

 

Expérience avec l'interaction avec la presse et de la gestion des demandes des médias.

 

Connaissance de la structure du PVC (chef, conseil fédéral, fonds, associations de circonscriptions électorales, etc.)

 

Expérience, connaissance ou formation en matière de démantèlement de la discrimination, de la colonisation ou du capacitisme.

 

Connaissance des déclarations récentes faites par le PVC ou le leader intérimaire sur les événements actuels ou la politique du PVC.

 

Connaissance des questions et priorités actuelles du PVC.

 

 VETTING

Aptitude à tenir un calendrier précis

 

Aptitude à travailler avec de multiples intervenants à travers le pays pour élaborer et modifier rapidement des plans de voyage.

 

Aptitude à utiliser le calendrier Google et Zoom pour planifier les réunions d'équipe.

 

Aptitude à préparer des demandes de remboursement de frais

 

Compétences pour maintenir une communication ouverte et flexible

 

Compétences en matière de suivi de la mise en œuvre d'un plan de travail

 

Capacité à coordonner l'information provenant d'experts en la matière (par exemple, le Shadow Cabinet) en temps opportun.

 

Capacité à communiquer efficacement en anglais et en français (oral, écrit et compréhension)

 

Capacité à suivre les directives de confidentialité

 

Capacité à gérer des priorités concurrentes

 

Capacité à préparer des réponses pertinentes en temps opportun

 

Capacité à coordonner la préparation de mémoires, de rapports, de notes d'intervention et de correspondance sur les questions prioritaires du PVC.

 

Capacité à coordonner, rédiger ou éditer des documents pertinents, opportuns et informatifs pour promouvoir les positions du PVC sur un large éventail de priorités.

 

Y a-t-il d'autres informations que vous aimeriez partager à votre sujet et qui, selon vous, pourraient être utiles pour ce poste ?

 

 

Veuillez noter qu'une lettre de motivation et un curriculum vitae ne sont pas nécessaires si les informations ci-dessus ont été fournies. Toutefois, vous pouvez les inclure si vous estimez qu'un élément a été omis dans le dossier de candidature et que vous souhaitez que nous en tenions compte.